Cách phân công công việc cho đội nhóm chuẩn

Founder OS là một hệ sinh thái doanh nghiệp được thiết kế bài bản với 34 thành viên và 38 hệ thống, vận hành hiệu quả cao, bao quát các khía cạnh chính: tài chính, bán hàng, chăm sóc khách hàng, định hướng sáng tạo, tiếp thị và công nghệ. Dưới đây là tóm tắt logic, chia theo các phần chính:

1. Ikigai – Điểm khởi đầu của CEO

• Khái niệm: Ikigai (Nhật Bản) là “lý do tồn tại”, giao điểm của:
  • Điều bạn yêu thích.
  • Điều thế giới cần.
  • Điều bạn giỏi.
  • Điều kiếm được tiền.
• Ikigai của Matt Gray:
  • Xây dựng đội ngũ A+, thiết kế hệ thống, du lịch, coaching, xây cộng đồng, và phát triển kênh phân phối từ đầu.
  • Lưu ý: Founder lần đầu tập trung công nghệ, lần hai tập trung phân phối.
• Ứng dụng:
  • Mọi hành động hàng ngày phải phục vụ Ikigai.
  • Loại bỏ, ủy quyền hoặc tự động hóa những việc không liên quan.
• Mục tiêu dài hạn: Xây dựng doanh nghiệp tự vận hành, có thể rời đi 1 tháng mà vẫn phát triển mạnh hơn.

2. Học hỏi liên tục & Personal Board Meeting

• Học hỏi không ngừng:
  • Nguồn học: Mentor, mastermind, sách, khóa học, coach (chiếm 95% thành công của Matt).
  • Công cụ: Readwise + Notion để lưu highlight từ Kindle, hỗ trợ sáng tạo nội dung.
• Tầm nhìn rõ ràng:
  • Tầm nhìn phải được chuyển hóa thành hành động hàng ngày.
• Personal Board Meeting:
  • Mỗi sáng/tối, Matt đọc lại tầm nhìn, mục tiêu 30 ngày, và phản tư:
    • Điều gì tốt? Chưa tốt? Bài học là gì?
  • Giúp duy trì sự tập trung và tăng tốc phát triển.

3. Hệ thống phản chiếu 5 năm

• Tư duy: Founder là doanh nhân và creator, cần liên tục soi chiếu và sáng tạo để tránh cạn kiệt.
• Câu hỏi phản tư:
  • 5 năm trước, tôi ước biết gì?
  • Tôi học được gì? Vượt qua vấn đề gì?
  • Câu chuyện nào thay đổi tôi?
• Ứng dụng: Chia sẻ công khai những phản tư này → sáng tạo nội dung dễ dàng, tự nhiên, không cần “chế” nội dung.

4. Hệ thống tài chính – CEO Scorecard

• CEO Scorecard:
  • Công cụ thay đổi cuộc chơi, giúp Matt (người không mạnh tài chính) hiểu rõ sức khỏe doanh nghiệp.
  • Hàng tuần, CFO gửi tin nhắn tóm tắt: doanh thu, biên lợi nhuận, tiền mặt, tỷ lệ chốt đơn…
  • Kèm 3–5 gợi ý hành động cho tuần tới.
  • Matt xử lý tất cả điểm yếu trước khi nghỉ cuối tuần.
• Phân vai:
  • CFO: Chiến lược tài chính.
  • Finance Manager (Georgie): Xử lý hóa đơn, kế toán cơ bản.
• Khuyến nghị: Founder nên triển khai CEO Scorecard ngay.

5. Hệ thống bán hàng

• Vai trò của Matt: CRO (Chief Revenue Officer), trực tiếp tham gia bán hàng (điểm mạnh sau 15 năm kinh nghiệm).
• Đội sales:
  • Họp thứ Hai, thứ Sáu; báo cáo cuối ngày; hệ thống dự báo doanh số.
  • Lợi thế: Hiểu trực tiếp nhu cầu, phản hồi, phản đối của khách → điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ.
• Founder Journey:
  • Bản đồ hành trình khách hàng với 12 bước rõ ràng, đảm bảo trải nghiệm liền mạch.

6. Offer Stack – Hệ thống đề xuất bán hàng

• Khái niệm: Không chỉ có 1 offer, mà là “offer stack” – chuỗi đề xuất xuyên suốt hành trình khách hàng.
• Ví dụ:
  • Instagram bio → thu hút follower.
  • Newsletter → thu email.
  • Email → chuyển đến booking call.
  • Sales call → chốt đơn.
• Kết quả:
  • Bio Instagram: Chuyển đổi 20% (trung bình 5%).
  • Newsletter: Chuyển đổi 5% (trung bình 0.5%).
• Yêu cầu: Từng chữ, hình ảnh, điểm chạm phải được thiết kế cẩn thận.

7. Cấu trúc đội sales

• Setters: Lọc leads inbound chất lượng cao (Founder OS như “Harvard” của kinh doanh).
• Brand Strategists:
  • Hỗ trợ founder quyết định tham gia Founder OS.
  • Hiểu sâu triết lý “Founder Marketing”:
    • Tập trung giá trị vượt trội.
    • Mọi nội dung là đại diện cho chất lượng.
    • Mỗi điểm chạm là tuyên bố thương hiệu.
• Kết quả: 80 triệu lượt xem organic/tháng (gấp đôi dân số Canada), nhờ chú trọng chi tiết (pixel, nút bấm, màu sắc…).

8. Định vị thương hiệu & Content GPS

• Định vị thương hiệu:
  • Luận điểm chính:
    • Xây dựng doanh nghiệp online tốt nhất qua thương hiệu cá nhân.
    • Thương hiệu cá nhân cần hệ thống, đẹp, siêu lợi nhuận.
    • Cách hiệu quả: Content organic.
  • Khuyến nghị: Bắt đầu tạo nội dung organic ngay.
• Content GPS:
  • Mở rộng tệp khách trên X, LinkedIn, TikTok, Instagram, YouTube.
  • Chuyển đổi: Từ nền tảng → newsletter → workshop → mua sản phẩm.
  • Sau 4 tuần tham gia Founder OS, Content GPS được cài vào doanh nghiệp.

9. Hệ thống hỗ trợ Founder

• Mục tiêu: Giúp founder triển khai Content GPS và tăng trưởng.
• Công cụ:
  • Founder OS90: 180 hệ thống tăng trưởng trong 90 ngày.
  • Launch OS: Tổ chức chiến dịch ra mắt sản phẩm.
  • Workshop OS: Hệ thống hóa workshop.
  • Content Idea Machine: Tạo 30 ý tưởng content trong 30 phút.
• Tư duy: Chuyển từ mindset thiếu thốn sang thịnh vượng, khám phá Ikigai.

10. Sáng tạo – Creative Director & “Pixar cho Founder”

• Tư duy: Matt là doanh nhân và nghệ sĩ, mục tiêu xây dựng “Pixar cho founder”.
• Creative Director:
  • 50% là gu thẩm mỹ, 50% là chi tiết.
  • CEO = “Chief Detail Officer”, chịu trách nhiệm mọi chi tiết thương hiệu.
• Quy trình:
  • Xem xét số liệu hàng tuần (hiệu quả sáng tạo, phát triển kênh, chất lượng nội dung).
  • Liên tục điều chỉnh, nâng tầm ý tưởng.

11. Đội ngũ sản xuất video

• Thành viên:
  • Editors short-form, video hoạt hình, video dài, YouTube Producer, motion graphic, thiết kế đồ họa.
• Yêu cầu: Nhận diện thương hiệu đồng nhất qua video, hình ảnh, màu sắc, grading.

12. Thumbnail & Tiêu đề

• Tầm quan trọng: Thumbnail quyết định 90% thành công video.
• Nguyên tắc: Thẩm mỹ, không clickbait, dễ nhớ.
• Công cụ:
  • ThumbnailTest: Test nhiều phiên bản AI.
  • TubeBuddy: Tối ưu YouTube.
  • Tạo 15 thumbnail/video, test 6 tháng để tối ưu.

13. Tư duy “Media Company” – Content Waterfall

• Tư duy: Founder là media company.
• Content Waterfall:
  • 1 tweet → 24 nội dung (newsletter, reel, short, video dài).
  • Test ý tưởng qua tweet → mở rộng nếu hiệu quả.
• Workflow video:
  • Matt nghĩ ý tưởng, viết kịch bản, quay.
  • Team xử lý hậu kỳ, đăng, tái sử dụng nội dung.
  • Matt chỉ tập trung vào việc anh giỏi/yêu thích.

14. Lịch đăng nội dung

• Tần suất tối ưu:
  • X: 2 lần/ngày.
  • LinkedIn: 1 lần/ngày.
  • YouTube Shorts: 1 video/ngày.
  • YouTube Long: 2 tuần/video.
  • Instagram Reels: 1 video/ngày.
  • Instagram Carousel: 1 cái/ngày.
  • TikTok: 1 video/ngày.
• Nguyên tắc: Chất lượng > số lượng.

15. Hệ thống Marketing

• Đội ngũ:
  • Nick (quản lý marketing).
  • Niels (viết newsletter “The Foundest” – duy nhất cần để xây thương hiệu cá nhân).
• Hệ thống email:
  • Cá nhân hóa theo hành vi người nhận.
  • Nhiều luồng automation.
  • Là bộ máy marketing mạnh nhất.

16. Dự án sách

• Biên tập viên: Neva.
• Nội dung: Tổng hợp chi tiết, hệ thống hóa những gì Matt chia sẻ.
• Trạng thái: Sắp xuất bản.

17. Công nghệ – CTO & HubSpot

• Đội ngũ:
  • Dawn (CTO).
  • 1 kỹ sư Webflow, 2 trợ lý ảo kỹ thuật.
• HubSpot:
  • Theo dõi hành trình khách hàng: Từ nhận biết → mua → gia hạn → giới thiệu.
  • Tự động hóa email, đo hiệu quả.
  • Là “bộ não” trung tâm của doanh nghiệp.

18. Tổng kết

• Founder OS: Cỗ máy tự động với 34 người, 38 hệ thống, vừa hiệu suất cao, vừa cho phép Matt tận hưởng cuộc sống (du lịch, sáng tạo, phục vụ cộng đồng).
• Triết lý cốt lõi:
  • Xây dựng doanh nghiệp quanh Ikigai.
  • Hệ thống hóa mọi khía cạnh (tài chính, bán hàng, sáng tạo, marketing, công nghệ).
  • Tạo giá trị vượt trội qua nội dung organic và thương hiệu cá nhân.
• Lời khuyên (từ Matt và cqm10x):
  • Triển khai CEO Scorecard, Content GPS, Personal Board Meeting ngay.
  • Lưu bài này, đọc lại nhiều lần để áp dụng dần.